A guarda e manutenção de Prontuários Médicos: o que dizem a Lei e os Conselhos de Medicina

Por Lais Cordeiro Greschechen

Há poucas semanas, um importante cliente – que é uma grande Clínica – encaminhou ao escritório um e-mail que teria recebido de um representante legal da família de uma antiga paciente, solicitando o envio de prontuários médicos que datavam do ano de 1987.

Na oportunidade, aproveitamos para esclarecer tanto ao representante da família, quanto ao cliente, sobre a normativa que envolve a guarda e manuseio de prontuários médicos, assim como as consequências de eventual inobservância das regras atinentes.

Este tema, apesar de muito presente no dia a dia das Clínicas, Hospitais e Consultórios Médicos, acaba por ser recorrentemente objeto de dúvidas, especialmente com os avanços tecnológicos, prontuários eletrônicos e armazenamento em nuvem.

Visando, então, sanar as dúvidas mais comuns de nossos clientes e leitores, aproveitamos o case interno para trazer algumas considerações relevantes e que podem ajudar a solucionar questões corriqueiras.

Pois bem, em ordem cronológica, tem-se a Resolução do Conselho Federal de Medicina n. 1.639/2002 que trouxe algumas normas técnicas para guarda a manuseio de prontuários.

Primeiramente, a referida resolução aponta que prontuários médicos arquivados eletronicamente devem ser guardados permanentemente, e os prontuários em suporte de papel devem ser armazenados por um prazo mínimo de 20 anos. Ainda, a Resolução autoriza, em caso de digitalização, a eliminação do prontuário em papel.

Posteriormente, já vários anos depois, ao final de 2018, foi publicada a Lei 13.787/2018, que alterou um pouco a normativa anteriormente adotada pelo Conselho Federal de Medicina: o prazo mínimo para guarda de prontuários ainda é de 20 anos. No entanto, no seu artigo 6º, parágrafo 5º, a lei estendeu este prazo para qualquer modalidade de prontuário médico, incluindo os constituídos por documentos gerados e mantidos originalmente de forma eletrônica.

Ou seja, a norma mais recente não menciona guarda permanente de qualquer modalidade de prontuários médicos, como faz a Resolução do CFM. A Lei ainda traz outras imposições que devem ser observadas, sempre: assegurar a integridade, autenticidade e confidencialidade no processo de digitalização e de armazenamento; assim como proteger os arquivos de acesso, uso, alterações, reproduções e destruição não autorizados.

Nunca é demais ressaltar que a intimidade do paciente, sigilo e confidencialidade das informações devem ser observados a todo o momento, durante toda a existência dos arquivos, inclusive no momento de descarte, sob pena de infração ética previstas nos artigos 85 e 89 do Código de Ética Médica.

No caso de não ser fornecido o prontuário, a instituição responsável ou o médico ficará sujeito a responder por infração ética do artigo 88 do Código de Ética Médica, bem como à responsabilidade civil caso haja demanda judicial do paciente, seja por prejuízos de ordem material que possam ter sido experimentados pelo paciente por não poder utilizar seus documentos para obter algum benefício previdenciário ou securitário, por exemplo, seja por danos morais.

Há, inclusive, precedente nesse sentido. O caso ocorreu no Mato Grosso do Sul, em que um paciente solicitou seu prontuário para facilitar o recebimento de indenização do seguro DPVAT, e o documento não foi fornecido. Por tal razão, ajuizou uma ação reparatória em face do Hospital responsável. Na decisão, o Juízo da 7ª Vara Cível de Campo Grande entendeu pela ocorrência de danos morais ao paciente, que demorou para conseguir o seguro e teve de tomar diversas medidas para suprir a falta do documento, e condenou o Hospital responsável a pagar indenização.

Para evitar responsabilização de ordem ético-disciplinar, ou até mesmo judicial como no caso acima, se, por ventura, ocorrer a perda ou extravio do prontuário de um paciente, o Hospital ou o Médico devem adotar as seguintes condutas, de acordo com o Parecer 2041/2009 do Conselho Regional de Medicina do Paraná: 1. Comunicar o fato ao CRM; 2. Elaborar novo prontuário, anotando a ocorrência de extravio do anterior, bem como a ciência do paciente; 3. Em caso de suspeita de furto ou outra infração criminal, o médico deverá, ainda, registrar Boletim de Ocorrência.

Por fim, a título de curiosidade, no case interno mencionado, a família foi devidamente informada que, em virtude de já decorridos os 20 anos, os documentos, que eram suporte papel, já haviam sido eliminados, em estrita observância legal.